Intern reglement

Dit intern reglement is een aanvulling op de statuten van Navitas Energie erkende cvso. Bepalingen hierin die strijdig zouden zijn met de wet of met de statuten, zijn daarom ongeldig.

Behalve het intern reglement en de statuten, dienen de beslissingen van de algemene vergadering en het bestuursorgaan te worden nageleefd.

Artikel 1. Coöperatief doel en waarden

Dit is een aanvulling op artikel 3 van de statuten.

Navitas Energie is een erkende coöperatie en erkend als sociale onderneming.
De formele naam van de vennootschap luidt dan ‘Navitas Energie erkende cvso’. Als gangbare naam kan ‘Navitas’ gebruikt worden.

De vennootschap heeft tot algemeen doel (cfr. artikel 3 van de statuten) om de energietransitie in haar regio waar te maken. Ze wil ertoe bijdragen dat er op termijn geen fossiele brandstoffen worden verbruikt en dit door activiteiten te ontplooien die

Zorgen voor energiebesparing
Zorgen voor de opwekking van hernieuwbare energie
De burgers te laten delen in alle voordelen van hernieuwbare energie

Navitas wil daarbij sensibiliserend werken en zoveel mogelijk burgers en organisaties rechtstreeks en actief bij haar werking te betrekken als coöperant, vrijwilliger of sympathisant. We betrekken hen ook onrechtstreeks via lokale besturen en organisaties die dezelfde energie- en klimaatdoelstellingen nastreven.

Navitas schaart zich achter de 7 ICA principes. Daarnaast toetst ze haar werking af aan de volgende waarden:

duurzaamheid: zowel in haar werking als in de projecten die ze realiseert
transparantie: ten opzichte van haar leden en alle partners waarmee ze samenwerkt
participatie: dat behoort tot de kern van het co-operatieve gedachtengoed
gelijkwaardigheid: elke burger moet de mogelijkheid hebben om deel te nemen
lokaal: de baten vloeien terug naar de lokale gemeenschap

Navitas wil er ook voor zorgen dat de energietransitie ten goede komt aan alle burgers in haar regio. Daarom streeft ze ook expliciet een sociale doelstelling na en besteedt ze een deel van de winst aan sociale projecten. Ook burgers die geen aandeel kunen kopen, hebben op die manier baat bij de lokale energieprojecten. Ze doet dit vooral door bij te dragen aan of het zelf organiseren van activieiten die bijdragen aan de energietransitie en die daarenboven een duidelijk positieve impact hebben op de lokale bevolking, in het bijzonder op hen die minder kapitaalkrachtig zijn of te maken hebben met energiearmoede. Deze sociale projecten zijn inherent niet winstgevend of economisch rendabel.

Het Bestuursorgaan doet bij winstuitkering een voorstel aan de Algemene Vergadering over het bedrag en de sociale projecten die in aanmerking komen.

Artikel 2. Aandelen

Dit is een aanvulling op de artikels 4 t.e.m. 7 van de statuten.

Inschrijving

Het maximaal aantal aandelen waarop kan worden ingetekend wordt vastgelegd door het bestuursorgaan. De gehanteerde limiet wordt steeds duidelijk aangegeven aan potentiële coöperanten (bvb. op de inschrijvingspagina op de website).
Inschrijven op aandelen gebeurt door aanmelding via de website van Navitas. Na goedkeuring door het bestuursorgaan worden de betalingsgegevens doorgestuurd naar het opgegeven e-mailadres. Pas na volstorting van de aandelen is de toetreding voltooid en worden de nieuwe aandelen ingeschreven in het aandelenregister. De coöperant ontvangt een aandelencertificaat met een kopie van de gegevens.
Inschrijvingen worden gedaan door de (rechts)persoon op wiens naam de aandelen zullen staan. Burgers (natuurlijke personen), lokale overheden en kleine en middelgrote ondernemingen (KMO) waarvan de deelname in Navitas niet de belangrijkste activiteit is, kunnen coöperant worden. Minderjarigen kunnen worden ingeschreven door hun voogd.
De datum waarop de storting op de rekening van Navitas toekomt, wordt beschouwd als de datum van inschrijving. Een bankoverschrijving wordt beschouwd als een bewijskrachtig document.
Er zijn geen toetredingskosten.
Er zijn geen bijkomende toetredingsvoorwaarden. Wel streven we ernaar dat minstens de helft van onze coöperanten burgers zijn uit het Demerbekken, de aangrenzende gemeentes of de gemeentes waar Navitas projecten heeft. Hiertoe kunnen specifieke projecten eerst gelanceerd worden in bepaalde gemeentes, en pas na een zekere termijn vb 14 dagen worden opengesteld voor inwoners van andere gemeentes.
Wanneer na inschrijving blijkt dat iemand niet aan de inschrijvingsvoorwaarden voldeed op het moment van inschrijving, kan de inschrijving alsnog worden ingetrokken en wordt het reeds volgestorte bedrag integraal teruggestort. Deze intrekking dient binnen een redelijke termijn en alleszins binnen de 12 maanden te gebeuren.

Uitschrijving

Coöperanten kunnen hun aandelen slechts verkopen nadat ze die minstens 5 jaar in bezit hebben gehad. Dit wordt per aandeel berekend, later bijgekochte aandelen kunnen dus pas later weer verkocht worden.
Er zijn geen kosten verbonden aan uitschrijving.
Het is steeds aan het bestuursorgaan om een uitschrijving al dan niet te aanvaarden, in overeenstemming met de statuten en het intern reglement, en rekening houdend met wettelijke bepalingen en de solvabiliteits- en liquiditeitseisen voor ondernemingen.

Artikel 3. Rechten en plichten van de coöperant

Dit is een aanvulling op de artikels 8 t.e.m. 13 van de statuten

Rechten

Elke coöperant heeft één stem op de algemene vergadering.
Bij winstuitkering heeft elke coöperant recht op dividend, navenant het bedrag dat zij/hij geïnvesteerd heeft.
Elke coöperant heeft het recht om zich kandidaat te stellen voor het mandaat van bestuurder.
Elke coöperant heeft het recht om zich kandidaat te stellen als lid van een werkgroep.
Elke coöperant heeft recht op informatie. Dit houdt o.a. in: duidelijke informatie verkrijgen op de algemene vergadering, bijkomende informatie vragen van het bestuur, inzage in het coöperantenregister, op de hoogte worden gehouden via nieuwsbrieven.

Plichten

Schriftelijke communicatie met coöperanten gebeurt voornamelijk of zelfs uitsluitend via e-mail.
Alle coöperanten moeten bij inschrijving een geldig e-mailadres vermelden en wijzigingen tijdig doorgeven. Wie geen toegang tot e-mail heeft, zal een vertrouwenspersoon met e-mailadres aanduiden als tussenpersoon. Het is dan de verantwoordelijkheid van de coöperant en de tussenpersoon om ervoor te zorgen dat alle communicatie tijdig wordt overgemaakt aan de coöperant. Coöperanten worden geacht de communicatie via e-mail tijdig te lezen.
Coöperanten wordt uitgenodigd en aangemoedigd om actief betrokken te zijn bij de coöperatie, bvb. door de algemene vergadering bij te wonen, actief over Navitas te communiceren, of te helpen als lid van een werkgroep.

Artikel 4. Bestuur - bestuurders

Dit is een aanvulling op de artikels 14 t.e.m. 17 van de statuten

Mandaat van bestuurder

Om de continuïteit van het bestuur te garanderen, streven we ernaar elk jaar een kwart van de mandaten vacant te verklaren en de invulling ervan voor te leggen aan de algemene vergadering.
Kandidaat-bestuurders hebben voorafgaand overleg met het bestuursorgaan over mogelijke toekomstige belangenconflicten. Als die er zijn, wordt dit kenbaar gemaakt aan de algemene vergadering vooraleer de nieuwe bestuurders verkozen worden. Ook zetelende bestuurders die nieuwe mandaten/functies opnemen die mogelijk tot een belangenconflict kunnen leiden, maken dit kenbaar aan de algemene vergadering.

Vergaderingen, beslissingen en vertegenwoordiging

Het bestuursorgaan houdt in principe minstens eenmaal per 2 maanden een bestuursvergadering.
Het bestuursorgaan kan geldig vergaderen wanneer minstens de helft van zijn leden vertegenwoordigd is, met een minimum van drie aanwezige bestuurders. Het bestuursorgaan beslist bij gewone meerderheid van stemmen indien stemming noodzakelijk is. Onthoudingen worden niet meegeteld. Voor belangrijke beslissingen waarbij minder dan tweederde meerderheid wordt bereikt, kan de stemming evenwel door de voorzitter geschorst worden tot een volgende vergadering.
Zolang er geen dagelijks bestuur is aangesteld, kan het bestuursorgaan ook geldig beslissen over dringende of minder belangrijke zaken tussen haar vergaderingen door. Dit wordt nadien formeel bekrachtigd tijdens de bestuursvergadering.
Het bestuursorgaan mag niet-stemgerechtigde waarnemers uitnodigen op zijn bestuursvergaderingen. Wanneer eenzelfde waarnemer meer dan een derde van de bestuursvergaderingen per jaar bijwoont, moet dit worden voorgelegd aan de eerstvolgende algemene vergadering. In elk geval moet de aanwezigheid van derden worden vermeld in de notulen.
Bestuurders die afwezig zijn tijdens meer dan de helft van de bestuursvergaderingen stellen hun mandaat automatisch ter beschikking tijdens de eerstvolgende algemene vergadering.
Voor uitgaven boven 500 euro is een formeel akkoord vereist van meer dan één bestuurder. Bovendien moeten deze uitgaven steeds (vooraf) goedgekeurd zijn door het bestuursorgaan.
Bestuurders kunnen hun onkosten vergoed krijgen volgens dezelfde regeling zoals die welke geldt voor leden van werkgroepen.
De modaliteiten van het bestuur kunnen verder worden uitgewerkt in een bestuurderscontract tussen Navitas en de bestuurders.

Artikel 5. Dagelijkse werking - werkgroepen

Dit is een aanvulling op artikel 18 van de statuten

Operationeel Bestuur

Het Operationeel Bestuur coördineert de werkgroepen en stemt de interne werking af. Hierin zetelen afgevaardigden van de werkgroepen samen met afgevaardigden van het bestuur. Deze afgevaardigden zijn geen vaste vertegenwoordigers maar kunnen wisselen.
Het Operationeel Bestuur komt maandelijks samen.

Leden van werkgroepen

Elk lid van een werkgroep moet een schriftelijke overeenkomst hebben met Navitas. De modaliteiten van deelname aan een werkgroep kunnen hierin verder worden uitgewerkt.
Lidmaatschap van een werkgroep wordt niet bezoldigd, er is ook geen vrijwilligersvergoeding. Dit sluit niet uit dat bezoldigde werknemers deel kunnen uitmaken van een werkgroep. Onkosten kunnen vergoed worden.
Het bestuursorgaan beslist over nieuwe toetredingen tot de werkgroepen. In principe kan elke coöperant toetreden, weigering moet gemotiveerd worden. Advies van de betreffende werkgroep wordt gevraagd bij een nieuwe toetreding.
Leden van een werkgroep dienen coöperant te zijn bij Navitas. Voor mensen in financiële moeilijkheden kan een uitzondering worden gemaakt.
De Denktank functioneert als werkgroep binnen Navitas.

Bevoegdheden van werkgroepen

Werkgroepen kunnen in principe elke mogelijke activiteit uitvoeren die ze nodig achten.
Werkgroepen werken echter steeds onder het toezicht en controle van het bestuursorgaan. Zij kunnen op eigen initiatief geen engagementen aangaan, noch de coöperatie vertegenwoordigen ten opzichte van anderen of verklaringen doen namens de coöperatie. Zij rapporteren op regelmatige basis aan het bestuursorgaan.
Onkosten worden enkel vergoed na voorafgaandelijk akkoord van het bestuursorgaan.
Beslissingen van het bestuursorgaan worden tijdig gecommuniceerd naar de leden van de werkgroepen. Leden van een werkgroep kunnen verzoeken om als waarnemer aanwezig te zijn tijdens het bestuursorgaan.

Werking van werkgroepen

Elke werkgroep wordt gecoördineerd door een coördinator, die verkozen wordt uit haar leden.
Werkgroepen komen samen op regelmatige basis volgens een zelf gekozen schema. Daarnaast onderhouden ze contact via een online platform.
Werkgroepen kunnen autonoom beslissen welke pistes ze onderzoeken en voorstellen doen aan het bestuursorgaan. Opgenomen engagementen en verantwoordelijkheden moeten echter steeds door de werkgroep worden ingevuld.

Artikel 6. Controle - adviserende coöperanten

Dit is een aanvulling op artikel 19 van de statuten

De algemene vergadering kan maximaal twee coöperanten aanstellen als adviserende coöperanten.
Ze leveren een advies aan de coöperatie (de coöperanten) in het jaarverslag van de coöperatie en op de algemene vergadering. Dat advies kan gaan over elk onderwerp dat volgens hen relevant is.
Tussentijds kunnen ze ook geconsulteerd worden door de werkgroepen of het bestuursorgaan.
Zij krijgen inzage in de documenten van de werkgroepen, het online discussieplatform, en de notulen van het bestuursorgaan.
Hun mandaat duurt vijf jaar, ze zijn herkiesbaar. Ze worden verkozen en herkozen bij gewone meerderheid van stemmen. Ze kunnen te allen tijde worden ontslagen door de algemene vergadering. Hun mandaat is onbezoldigd. Bestuurders kunnen nooit de functie van adviserende coöperant opnemen.
Indien er minder dan twee adviserende coöperanten zijn, moet op de volgende algemene vergadering de eventuele aanstelling van adviserende coöperanten worden geagendeerd. Het staat de coöperatie vrij de adviserende coöperanten te ondersteunen in hun functie middels een adviescomité van mede-coöperanten.
Het bestuursorgaan kan bijkomende adviescomités van coöperanten oprichten rond specifieke thema’s.

Artikel 7. Algemene vergadering en jaarverslag

Dit is een aanvulling op de artikels 20 t.e.m. 28 van de statuten

De algemene vergadering bezit de bevoegdheden die de wet, de statuten en het intern reglement haar toekennen.

Coöperanten kunnen individueel beslissen (een deel van) hun dividend af te staan aan de sociale doelstelling van Navitas. Dit bedrag kan echter niet in mindering worden gebracht van het door Navitas reeds voorbehouden bedrag.
Indien er over personen gestemd wordt, gebeurt dit anoniem.
Het bestuursorgaan geeft uitleg over:
- de jaarrekening en het jaarverslag (met aandacht voor gemaakte kosten, vergoeding van persoonlijke onkosten en bezoldigingen. Dit mag samenvattend worden weergegeven.);

- lopende en, voor zover dit mogelijk is, toekomstige projecten;
- samenwerkingen en engagementen ten opzichte van derde partijen;
- het realiseren van de algemene en de sociale doelstelling van de vennootschap;
- het aandeelhoudersbestand (incl. uitsluitingen);
- de bestuurs- en werkgroepvergaderingen van het afgelopen boekjaar.

Daarnaast antwoordt het bestuursorgaan op vragen van de coöperanten. Het bestuursorgaan kan weigeren informatie te geven of te antwoorden op vragen, in het belang van de vennootschap of wanneer dit in strijd is met de bescherming van persoonsgegevens of vertrouwelijkheidsclausules. Het niet geven van bepaalde informatie wordt gemotiveerd door het bestuursorgaan.
Er wordt opgeroepen tot kandidaten voor adviserende vennoten of bestuurders
Als er adviserende coöperanten zijn, krijgen zij ook het woord
Het jaarverslag bevat (naast de elementen die reeds vermeld worden in art. 28 van de statuten):

- toelichting bij de gemaakte kosten en inkomsten;
- een zo compleet mogelijk overzicht van lopende en geplande projecten, voor zover vertrouwelijkheidsovereenkomsten dit toelaten;
- een bijdrage van de adviserende coöperanten, indien die er zijn;
- zoals in de statuten bepaald, wordt melding gemaakt van de activiteiten die de vennootschap heeft verricht ter verwezenlijking van de positieve maatschappelijke impact die ze wenst te realiseren en de middelen die ze daarvoor heeft ingezet. Dit moet gekaderd worden t.o.v. artikel 3 van de statuten en artikel 1 van het intern reglement;
- toelichting over de wijze waarop de vennootschap toezicht houdt op de erkennningsvoorwaarden als Sociale Onderneming. Zij vermeldt in dit verslag onder meer welke financiële middelen zij voorbehoudt voor informatieverstrekking aan en opleiding van haar huidige en potentiële leden en het grote publiek.

Slotbepaling

Deze versie van het intern reglement werd goedgekeurd door de AV van 9 juni 2023.